Cómo la tecnología puede agilizar y mejorar el cumplimiento normativo en SAGRILAFT y PTEE

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En el ámbito del cumplimiento normativo, la debida diligencia es un pilar esencial para la prevención de riesgos relacionados con el lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT). Sin embargo, muchas empresas aún gestionan estos procesos de manera manual, lo que puede generar ineficiencias, errores y pérdida de información clave.

En este artículo, exploramos los principales conceptos de la debida diligencia según la Superintendencia de Sociedades de Colombia y analizamos cómo la digitalización con formularios electrónicos puede mejorar significativamente la gestión del cumplimiento en empresas de distintos sectores.

¿Qué es la Debida Diligencia y por qué es importante?

Según el Capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, la debida diligencia es el proceso por el cual una empresa adopta medidas para conocer a sus contrapartes, clientes, proveedores, empleados y socios. Su objetivo es identificar riesgos asociados al lavado de activos, financiación del terrorismo y corrupción, asegurando la transparencia en las relaciones comerciales.

Este proceso implica:

✔️ Identificación y verificación de la identidad de las contrapartes.

✔️ Evaluación del volumen de transacciones y el nivel de riesgo.

✔️ Revisión de listas vinculantes nacionales e internacionales.

✔️ Monitoreo continuo de relaciones comerciales.

✔️ Registro documental para auditoría y supervisión.

El Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) enfatiza que la debida diligencia debe incluir medidas para conocer los beneficiarios finales y evitar vínculos con personas o entidades que representen señales de alerta en términos de riesgo financiero o reputacional.

Tipos de Debida Diligencia

Existen dos tipos principales de debida diligencia:

📌 Debida Diligencia Normal

Se aplica a clientes o proveedores con bajo riesgo y consiste en la identificación básica de la contraparte mediante documentos confiables.

📌 Debida Diligencia Intensificada

Se aplica a contrapartes con mayor nivel de riesgo (ej. personas expuestas políticamente - PEPs, empresas en sectores vulnerables, operaciones en zonas de alto riesgo). Implica una verificación más profunda, incluyendo:

✔️ Análisis de estructura de propiedad y beneficiarios finales.

✔️ Evaluación de riesgos financieros y reputacionales.

✔️ Monitoreo constante de la relación comercial.

Este enfoque basado en riesgos y materialidad permite que las empresas prioricen sus esfuerzos en contrapartes que representan mayor peligro para la organización.

Automatización de la Debida Diligencia con Formularios Digitales

Muchas empresas aún gestionan la debida diligencia mediante formularios en papel, correos electrónicos o archivos Excel, lo que dificulta la trazabilidad y el almacenamiento seguro de información. Para enfrentar estos desafíos, soluciones tecnológicas como formularios digitales en plataformas especializadas pueden optimizar el proceso.

🔹 Ventajas de los Formularios Digitales

✅ Mayor eficiencia: Los clientes, proveedores y empleados pueden completar los formularios en línea sin necesidad de procesos manuales.

✅ Accesibilidad global: Se puede acceder a la información en cualquier momento y lugar.

✅ Automatización de alertas: Se generan notificaciones cuando es necesario actualizar información o cuando se detectan posibles señales de riesgo.

✅ Seguridad de la información: Se almacenan los documentos en formatos seguros, garantizando la integridad de la información.

✅ Facilidad de auditoría: Permite registrar todas las acciones realizadas, brindando evidencia en caso de supervisión.

Cómo Funciona un Formulario Digital de Debida Diligencia

1️⃣ Acceso a la Plataforma

El usuario ingresa a la aplicación desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sin necesidad de instalaciones locales.

2️⃣ Selección del Tipo de Registro

Se escoge si el formulario corresponde a un cliente, empleado, proveedor o socio.

3️⃣ Ingreso de Información

El usuario completa los campos obligatorios, incluyendo:

✔️ Datos personales y de contacto.

✔️ Información fiscal y financiera.

✔️ Declaración sobre si es persona expuesta políticamente (PEP).

✔️ Origen de fondos y operaciones internacionales.

4️⃣ Firma Digital y Carga de Documentos

Se suben documentos clave como cédula, RUT y declaración de renta en formato PDF, junto con la firma digital del usuario.

5️⃣ Revisión y Validación

El oficial de cumplimiento revisa la información, verifica documentos y asigna un nivel de riesgo (bajo, medio o alto) según los criterios de la empresa.

6️⃣ Registro y Almacenamiento

Los formularios se almacenan en la nube con acceso restringido, permitiendo auditorías y consultas futuras.

Seguridad y Cumplimiento: Claves en la Gestión Documental

De acuerdo con el Código de Comercio Colombiano (Artículo 60) y la Ley 527 sobre almacenamiento electrónico de datos, las empresas están obligadas a:

✔️ Conservar documentos de debida diligencia por al menos 10 años.

✔️ Garantizar la integridad y accesibilidad de la información.

✔️ Implementar medidas para evitar la alteración o pérdida de datos.

Los formularios digitales cumplen con estas exigencias, asegurando una gestión documental efectiva y minimizando el riesgo de incumplimientos normativos.

Alertas y Reportes para Oficiales de Cumplimiento

Las plataformas digitales de debida diligencia generan alertas automáticas cuando:

🔹 Un formulario ha sido completado y necesita revisión.

🔹 Se detecta una coincidencia en listas restrictivas vinculantes.

🔹 Se debe actualizar información periódicamente (ej. cada 6 meses o 1 año).

Además, permiten generar reportes en PDF o Excel con un historial detallado de cada contraparte, facilitando auditorías y supervisión regulatoria.

Conclusión: ¿Está su Empresa Lista para la Digitalización?

El uso de formularios digitales en la debida diligencia no solo optimiza tiempos y costos, sino que también fortalece la transparencia y seguridad en la gestión de riesgos.

📌 Recomendación Final: Si su empresa aún gestiona la debida diligencia de forma manual, es momento de considerar herramientas tecnológicas que permitan una mayor trazabilidad y cumplimiento normativo.

¿Está su empresa utilizando la tecnología adecuada para cumplir con los requisitos de SAGRILAFT y PTEE, o aún enfrenta desafíos en la gestión de la debida diligencia?