Cómo Empezar el Informe 08 si tu Empresa Fue Convocada

Guía práctica para estructurar, recopilar y redactar el Informe 08 de la Superintendencia de Sociedades, asegurando cumplimiento, claridad y enfoque estratégico.

Cuando una empresa recibe la convocatoria para presentar el Informe 08, se abre una oportunidad para demostrar transparencia, responsabilidad y liderazgo en su gestión corporativa. Este informe, requerido por la Superintendencia de Sociedades, no es únicamente un trámite formal: es una herramienta clave para comunicar avances en sostenibilidad, buen gobierno y control de riesgos, y para fortalecer la confianza de accionistas, clientes y reguladores. En este artículo narramos paso a paso cómo iniciar con éxito tu Informe 08, con consejos prácticos y recomendaciones para que cada sección refleje la solidez de tu estrategia empresarial.

1. Comprender el propósito y el alcance

El Informe 08 tiene como objetivo principal describir cómo la compañía ha atendido los requisitos de transparencia y gobierno corporativo establecidos por la Superintendencia. Antes de redactar una sola palabra, es fundamental revisar la circular que convoca (generalmente disponible en la página web del ente regulador) y comprender los capítulos obligatorios: estructura accionarial, órganos de administración, políticas de control interno, y aspectos de sostenibilidad y gestión de riesgos. Leer con detalle los puntos normativos permite dimensionar el esfuerzo requerido y evitar omisiones que puedan derivar en sanciones.

2. Organizar el equipo y asignar responsabilidades

Un informe de esta envergadura no se escribe en solitario. Conforma un comité interno —idealmente integrado por representantes de legal, finanzas, sostenibilidad y auditoría interna— y designa un líder de proyecto que centralice el avance de cada sección. Define roles claros: quién recopila información legal, quién valida cifras financieras, quién redacta aspectos de sostenibilidad y quién revisa el cumplimiento de políticas. Un cronograma sencillo en formato Gantt, con hitos semanales (recolección de datos, borrador inicial, revisión de gerencia, versión final), asegura que el equipo trabaje con metas claras y plazos ajustados.

3. Recopilar la documentación básica

Antes de empezar a teclear, reúne toda la documentación de respaldo. Entre los elementos imprescindibles están:

• Estatutos sociales y actas de asamblea más recientes.
• Listado actualizado de accionistas y participación accionaria.
• Nómina de miembros de junta directiva y comités.
• Políticas internas de gobierno corporativo y control de riesgos.
• Reportes anteriores de sostenibilidad y auditorías internas.
• Estados financieros certificados y notas de auditoría externa.
• Contar con esta información de antemano evita interrupciones y retrabajos a mitad de redacción.

4. Estructurar el contenido del informe

Una vez disponible la documentación, diseña la estructura del Informe 08 de acuerdo con las secciones definidas por la Superintendencia. Un esquema narrativo sugerido podría ser:

• Portada y carta de presentación, firmada por el representante legal.
• Resumen ejecutivo, donde se destaquen los principales avances en gobierno corporativo, sostenibilidad y gestión de riesgos.
• Descripción corporativa, con datos de la empresa, sector, misión y visión.
• Órganos de gobierno, detallando composición, funciones y frecuencia de reuniones.
• Control interno y riesgos, explicando procedimientos, responsables y principales resultados del último año.
• Sostenibilidad y ESG, ilustrando iniciativas ambientales, sociales y de gobernanza.
• Anexos, con documentación de respaldo y certificaciones.

Mantener este guion sirve de mapa para el equipo y facilita la revisión por parte de la gerencia antes de la entrega.

5. Redacción con claridad y enfoque narrativo

Aunque el Informe 08 es un documento formal, su lenguaje no debe ser rígido ni excesivamente técnico. Utiliza párrafos narrativos que combinen datos duros con ejemplos concretos. Por ejemplo, al hablar de gestión de riesgos, describe brevemente un caso real en el que tus controles internos previnieron una desviación significativa. Al abordar sostenibilidad, menciona la reducción porcentual de emisiones de CO₂ o el lanzamiento de un programa de bienestar para empleados, ilustrando con cifras y fechas. Este enfoque narrativo mantiene al lector interesado y facilita la comprensión de la información.

6. Incorporar evidencia visual y citas

Para reforzar la transparencia y la legibilidad, incluye tablas resumen de indicadores clave (por ejemplo: número de sesiones del comité de riesgos, toneladas de residuos gestionados, porcentaje de cumplimiento de metas ESG). Agrega gráficos sencillos —como barras o líneas de tendencia— que permitan visualizar la evolución año tras año. Si mencionas datos específicos de terceros (por ejemplo, resultados de auditoría o calificaciones de sostenibilidad), cita la fuente y, de ser posible, adjunta certificaciones o sellos oficiales en los anexos.

7. Validación y revisión final

Una vez redactado el borrador, somételo a dos rondas de revisión:

1. Revisión técnica por parte de expertos legales, financieros y de sostenibilidad para garantizar exactitud de conceptos y cifras.
2. Lectura ejecutiva por parte de la alta gerencia para validar el tono, la coherencia con la estrategia corporativa y la alineación con la visión de la empresa.
3. Corrige inconsistencias, pule la redacción y verifica la concordancia de fechas. Asegúrate de que cada sección responda claramente a los requisitos regulatorios.

8. Entrega y seguimiento

Tras obtener la versión final aprobada, prepara el informe en el formato requerido (PDF firmado digitalmente, a menudo acompañado de un enlace a un lector interactivo en tu sitio web). Envía el documento a la Superintendencia dentro del plazo estipulado, y notifica a tus stakeholders internos y externos (accionistas clave, asesores legales y financieros) que el informe ha sido presentado. Guarda un registro de la confirmación de recepción y programa sesiones internas de retroalimentación para incorporar lecciones aprendidas en los Informes 08 futuros.

Presentar el Informe 08 no es solo un cumplimiento normativo, sino una oportunidad para fortalecer tu reputación corporativa, evidenciar tu compromiso con la gobernanza transparente y mostrar los avances reales en sostenibilidad. Un informe bien estructurado, narrado con claridad y respaldado por datos sólidos se convierte en una herramienta estratégica que refuerza la confianza de todos los grupos de interés.

“Un informe transparente y bien contado no solo cumple un requisito, sino que revela el verdadero carácter de la empresa y su compromiso con un futuro sostenible.”